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PMO: Como um Escritório de Projetos Pode Impactar Sua Empresa

PMO: Como um Escritório de Projetos Pode Impactar Sua Empresa

por Marcelo Petenate
publicado em | atualizado em

Você sabe o que tem a ganhar com um PMO, o Escritório de Gerenciamento de Projetos?

Os benefícios são vários, mas ainda muita gente deixa de aproveitá-los.

Há gestores em empresas que perdem boas oportunidades por julgarem o PMO como uma estrutura desnecessária, que apenas aumenta a burocracia no negócio.

A dúvida é mais ou menos a seguinte: por que criar um setor que não colabora diretamente para o operacional, se a área de produção já possui gestores encarregados do planejamento estratégico e da organização dos processos?

Na realidade, o PMO existe justamente para tornar a produção mais eficiente, reduzindo os desperdícios e ajudando a empresa a utilizar seus recursos de maneira mais inteligente.

Aliás, não é apenas o setor produtivo da organização que se beneficia com o trabalho do Escritório de Gerenciamento de Projetos: todas as áreas podem se aproveitar dessa estrutura para melhorar seus projetos.

As empresas que possuem um ou mais PMOs, portanto, são aquelas que deram um passo à frente em termos de governança e inteligência administrativa.

São aquelas que entendem que, para se destacar e se perpetuar no mercado de hoje, é preciso evoluir e utilizar as melhores práticas de gestão.

Assim, criam uma empresa ágil e implementam a cultura da melhoria contínua.

Neste artigo, você vai entender melhor o que é PMO, para que ele serve, quais são seus tipos, os benefícios de implantá-lo e como criar um.

Se o tema é do seu interesse, siga a leitura!

O que é PMO? - Project Management Office

O que é PMO? – Project Management Office

PMO é uma estrutura organizada em uma empresa para padronizar e orientar quanto aos processos de gestão de projetos que devem ser utilizados na empresa.

A sigla quer dizer Project Management Office, que em português significa Escritório de Gerenciamento de Projetos.

No Brasil, é comum chamá-lo pela forma simplificada de escritório de projetos.

Se um gerente de projeto tem dúvidas sobre os métodos, técnicas e ferramentas que deve usar para conduzir o trabalho de sua equipe, é no PMO que estão as respostas.

Mas também são padronizadas no escritório as definições referentes à governança de projetos, isto é, quem toma as decisões, de que forma essas decisões são tomadas, quais as estruturas de autoridade, como funcionam os facilitadores de colaboração e como as responsabilidades são distribuídas entre gestor e equipe.

Como e Quando Surgiu o PMO

Como e Quando Surgiu o PMO

Para falar sobre as origens do PMO, temos que voltar no tempo e relembrar Frederick Taylor, o engenheiro americano que fundou a administração científica há mais de 100 anos e reconhecido como um dos gurus da qualidade.

Suas práticas aumentaram a complexidade da gestão de projetos e inauguraram uma era em que a coleta e a análise de dados referentes à produção influenciam a tomada de decisão.

A partir daí, começaram a surgir os métodos modernos de gestão.

Na década de 1930, o Corpo Aéreo dos Estados Unidos criou o Project Office, literalmente escritório de projeto, com a função de monitorar o desenvolvimento de aeronaves.

Foi a primeira experiência semelhante ao modelo atual de PMO.

Nos anos 1950, o exército americano usou uma estrutura ainda mais similar ao PMO atual para orientar os projetos de desenvolvimento de sistemas de mísseis complexos.

A ideia era padronizar os processos porque cada projeto de armamento era dividido em diversos subprojetos – havendo a necessidade, portanto, de organizar um conjunto padronizado de práticas de desenvolvimento, treinamento, testes e logística.

Com o passar dos anos, a mesma lógica usada pelas forças armadas americanas passou a ser empregada em setores diversos da economia, como tecnologia, construção e outros.

Com o avanço da informática, da gestão computadorizada e das tecnologias de controle e monitoramento de dados, a expansão dos escritórios de projetos tornou-se cada vez mais natural.

Qual a Função de um PMO?

Qual a Função de um PMO?

Preste atenção, pois a sigla PMO pode ser usada tanto para se referir ao escritório de projetos quanto ao profissional que conduz escritório, o project management officer.

Veja que há um R a mais, officer, para se referir ao profissional que administra o setor, e não office, palavra que quer dizer escritório.

É preciso cuidar para não confundi-lo com o gerente de projetos (project manager em inglês), pois os dois exercem funções diferentes.

Enquanto o gerente de projetos atua liderando equipes em projetos específicos, o PMO se impõe de maneira mais sistêmica, definindo diretrizes que serão seguidas por todos os gerentes de projetos da organização.

As capacidades requeridas para esse profissional são:

Organização

O project management officer não é responsável pelo cronograma e resultados de cada projeto, é claro, mas deve supervisioná-los, monitorar estatísticas e colher informações relevantes sobre eles.

Funções que exigem grande capacidade de organização na rotina de trabalho.

Resolução de problemas

Apesar de os processos serem padronizados, surgem problemas distintos, pois os projetos têm grandes diferenças entre si.

O profissional de PMO precisa ter a capacidade de resolvê-los com agilidade, para não travar os projetos.

Comunicação

Como qualquer líder, o PMO precisa ter fortes habilidades de comunicação.

Isso vale principalmente para conseguir transmitir com eficácia os valores estratégicos por trás das decisões que ele toma.

Atualização

Por mais que o profissional tenha estudado e frequentado cursos de capacitação, ele nunca poderá deixar de se informar sobre as novas técnicas e métodos utilizados na gestão de projetos.

Negociação

Se o profissional tem boa capacidade para resolver problemas e para se comunicar, já é meio caminho andado para saber como negociar.

É comum enfrentar resistência de alguns gerentes de projeto.

O bom negociador cede no que é possível ceder, mas vai tentar implementar o que foi planejado sem gerar crises.

Vantagens de um PMO

Vantagens de um PMO

Ao implementar um PMO na empresa, um dos primeiros efeitos que se nota é que as falhas ocorridas durante e após o projeto diminuem.

Isso porque o escritório ajuda a minimizar os principais motivos que levam as falhas a acontecerem.

Por exemplo, a falta de sponsorship, ou patrocínio executivo, não costuma acontecer quando há um escritório de projetos que assegure os pré-requisitos organizacionais para o início do projeto.

Desse modo, o projeto começa com objetivos e metas claros e totalmente alinhados com a estratégia da empresa.

Essa estrutura aumenta a agilidade e eficácia dos projetos por garantir um planejamento de acordo com as diretrizes que vêm de cima, de modo que o gerente de projetos só precisa se preocupar com as decisões mais práticas da gestão das atividades.

Agora, vamos conhecer outros benefícios trazidos pelo PMO.

Maior qualidade na entrega final

A padronização dos processos promovida pelo PMO não existe somente para facilitar o controle e aumentar a agilidade dos projetos.

A ideia é priorizar métodos e técnicas que já tenham sido testados e adaptados ao contexto da empresa, aumentando as chances de sucesso, portanto.

Estimula a evolução dos gerentes de projeto

Com o PMO, os gerentes de projeto têm uma estrutura dentro da empresa que é referência na área em que atuam.

Eles podem recorrer a ela quando tiverem dúvidas e o escritório pode ser fonte para se atualizar sobre as melhores práticas de gestão de projetos.

Essa fórmula resulta em um círculo virtuoso de valorização dos recursos humanos da empresa.

Qualifica a tomada de decisão

O escritório de projetos funciona também como um repositório de dados sobre projetos diversos que já foram realizados na empresa.

Dessa forma, é uma fonte de informação preciosa para ser consultada quando uma decisão importante está para ser tomada.

A consequência é que as chances de sucesso nos projetos aumentam consideravelmente.

Tipos de PMO

Podemos dividir os PMOs em diferentes categorias.

Uma das classificações possíveis é em PMO corporativo, departamental ou operacional.

O corporativo é o mais sistêmico, pois lida com as diretrizes para todos os projetos da companhia.

Por isso, tem uma conexão mais próxima com os objetivos estratégicos da organização.

A segunda categoria, o PMO departamental (que também é conhecido como PMO organizacional), diz respeito aos projetos de um setor específico da empresa.

Geralmente, está relacionado com a atividade-fim, por se tratar de um departamento mais complexo, importante e maduro que os demais.

Há ainda o PMO operacional, que é estruturado para apenas um projeto.

Ele é usado em projetos com um nível tão grande de importância, impacto e complexidade que exigem uma atenção especial e a criação de padrões específicos.

Outra maneira de classificar os escritórios de projeto em diferentes categorias é quanto às suas atribuições, responsabilidades, autoridade e funções.

Por essa lógica, o PMO pode ser de suporte, de controle ou diretivo.

O PMO de suporte tem caráter mais consultivo. Em vez de ordenar como as coisas devem ser feitas, ele recomenda, como se fosse uma consultoria.

Ele ajuda a organizar a documentação e os fluxos de informações dos projetos e é recomendável para empresas que estão começando a construir uma cultura de gestão de projetos moderna.

O PMO de controle tem atribuições que vão além do apoio e consultoria aos gerentes de projeto.

O escritório desse tipo avalia e monitora os projetos, para saber se estão em conformidade com os modelos estabelecidos.

Já o PMO diretivo tem um nível de controle ainda maior, sendo responsável também pela alocação de recursos nos projetos da empresa.

Funções do Escritório de Projetos em uma Empresa

Ao diferenciarmos os PMOs de suporte, de controle e diretivo, já falamos um pouco sobre as três funções básicas de um escritório de projetos.

Assessorar os gerentes de projeto, supervisioná-los e liderá-los do início ao fim do projeto, estabelecendo as definições iniciais de como o trabalho será feito.

Lembrando que o mesmo PMO pode acumular todas essas funções.

Se você quer informações mais específicas sobre as atribuições dessa estrutura, veja abaixo.

Definição de metodologias

Os projetos da empresa seguirão modelos de gestão tradicionais, ágeis ou híbridos?

Há diversos tipos de metodologias que podem ser aplicadas para gerenciar os projetos, e um dos papéis do PMO é definir quais devem ser utilizadas.

É importante explicar que uma metodologia pode ou não combinar com a cultura da empresa, o nicho em que ela atua, o perfil dos profissionais, as necessidades do mercado, etc.

Definir a governança

Qual a relação entre as pessoas que compõem as equipes de trabalho e as responsabilidades, autoridade e tomadas de decisão que envolvem os projetos?

As definições de governança de projetos respondem a essa pergunta e são atribuições do PMO.

Garantir transparência

É importante que as decisões tomadas no escritório de projetos sejam transparentes, de modo que todos os gerentes de projeto entendam os critérios que foram utilizados e aprendam com as informações disponíveis.

Aproveitar o conhecimento adquirido

Quanto mais experiência uma empresa adquire com a realização de projetos, mais conhecimento acumula.

O PMO é a estrutura que centraliza esse conhecimento adquirido e preza para que ele seja replicado nas iniciativas futuras.

Desse modo, todo projeto já terá um bom ponto de partida, o que impede que seja desperdiçado tempo com questões que já foram enfrentadas no passado.

Gerir as demandas

Especialmente em empresas que estimulam a inovação, a criatividade e o intraempreendedorismo, é comum que surjam muitas ideias e sugestões de projetos organicamente.

Se existe um escritório de projetos estruturados, ótimo: ele que deve ter a incumbência de organizar essas iniciativas.

Lembre-se de que esse processo deve ser o mais transparente possível.

Priorizar e alocar recursos

Entre todas essas demandas e projetos em andamento na empresa, qual a ordem de priorização?

Como deve ser feita a divisão de recursos (financeiros e humanos) entre eles?

Assim como no item anterior, essas definições precisam ser criteriosas e transparentes, para não prejudicar o engajamento e a motivação dos colaboradores.

Como Montar um PMO?

Não é fácil explicar como implantar um Escritório de Gerenciamento de Projetos em um artigo de blog, pois se trata de um instrumento de relativa complexidade e que exige aprofundamento.

O que vamos tentar mostrar aqui é um roteiro básico com os passos conceituais a serem seguidos para ter sucesso na empreitada.

Acompanhe!

  1. Capacite os profissionais

Para ter um PMO eficaz, é preciso contar com profissionais com conhecimento avançado em gestão de projetos e processos. E, claro, forte visão estratégica.

Por isso, mais do que formar técnicos, invista na criação de uma cultura organizacional voltada para a eficiência e inteligência.

  1. Organize os dados

Um bom ponto de partida é começar a organizar informações sobre metodologias usadas, fluxos de comunicação, organogramas, composição de equipes, duração dos projetos e assim por diante.

A partir desses dados, o setor de PMO que está sendo montado poderá encontrar padrões – ou a falta deles – e iniciar seu trabalho de organização de processos.

  1. Defina os objetivos do PMO

Por que sua empresa precisa de um escritório de projetos?

É preciso saber a resposta para essa pergunta para saber qual tipo de PMO será implantado.

Corporativo, departamental ou operacional? De suporte, de controle ou diretivo?

  1. Inicie o projeto

O interessante é que a própria implantação do PMO é um projeto.

Pense na estrutura necessária, nos profissionais responsáveis e no cronograma a ser seguido para colocá-lo em prática.

  1. Defina e teste os novos processos

Tão importante quanto definir regras e padrões novos é testá-los.

O escritório deve ser um órgão dentro da empresa que estimula a melhoria contínua, tornando a gestão de projetos cada vez mais eficiente e bem-sucedida.

Princípios de um PMO Lean Six Sigma

Como dito antes, o PMO ajuda a tornar a empresa mais eficiente, com projetos ágeis e maiores chances de um resultado positivo.

Na mesma direção vai o Lean Six Sigma, uma metodologia de gestão da qualidade e melhoria contínua dentro das organizações.

Trata-se de um método que aproveita as melhores práticas de outras duas: Lean Manufacturing e Six Sigma.

O Lean é inspirado no Sistema Toyota de Produção, e tem como objetivo principal a redução ou eliminação dos vários tipos de desperdício comuns nas empresas.

Já o Six Sigma é uma metodologia em que se busca diminuir o desvio padrão dos processos, reduzindo os efeitos e aumentando a qualidade do produto final.

Assim como o PMO, os dois conjuntos de práticas são maneiras de promover a melhoria contínua, um conceito que obedece aos seguintes princípios:

Saber o que precisa ser melhorado

Saber quando é melhoria ou não

Desenvolver uma mudança que resulte em melhoria

Testar a mudança antes de implementá-la

Tornar a melhoria permanente.

Conclusão

PMO é a sigla para Project Management Office, ou Escritório de Gerenciamento de Projetos.

No Brasil, também costuma ser chamado apenas de escritório de projetos, setor que é responsável pela padronização dos processos utilizados na gestão de projetos de uma empresa.

O escritório de projetos traz uma série de vantagens para a companhia, como maior qualidade na entrega final, evolução dos gerentes de projeto, mais qualidade na tomada de decisão e diminuição nas falhas e insucessos dos projetos.

Ou seja, apesar de ser associado por alguns ao aumento na burocracia, o que poderia tornar os projetos mais engessados e menos ágeis, o PMO traz o contrário.

Especialmente se ele estimula o uso da metodologia Lean Manufacturing, que combate os desperdícios, e da Six Sigma, que reduz a variabilidade nos processos.

Ter preocupações desse tipo é essencial em um mercado cada vez mais competitivo e globalizado, no qual o rápido avanço da tecnologia exige grande adaptabilidade e inteligência por parte dos gestores.

O PMO ainda ajuda a estruturar uma base de dados que ajuda os administradores a traçarem o planejamento estratégico da empresa com mais subsídios e, portanto, maior chance de acerto.

Ficou com alguma dúvida ou tem sugestões sobre o assunto? Deixe um comentário abaixo ou entre em contato conosco.