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Otimização de estoque: entenda a importância e saiba como fazer

A otimização de estoque é um ponto crucial na metodologia Lean.

Não por acaso, segundo um artigo da McKinsey (em inglês), os custos só com armazenamento chegam a cerca de US$ 300 bilhões por ano no mundo todo.

Reduzir esses custos e, consequentemente, os impactos disso sobre as operações, deveria ser uma prioridade, ainda mais nos segmentos industrial e logístico.

É disso que vamos tratar neste artigo, no qual você vai ganhar uma nova visão sobre o estoque e sua gestão.

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O que é otimização de estoque?

A otimização de estoque refere-se ao controle estratégico dos níveis de inventário de uma empresa, buscando alcançar um equilíbrio entre a oferta e a demanda.

O objetivo principal é garantir que a quantidade de produtos armazenados seja suficiente para atender às necessidades dos clientes e da produção, porém minimizando os custos associados ao armazenamento excessivo.

Para isso, é feita uma análise detalhada dos padrões de demanda, sazonalidades, lead times de fornecimento e outros fatores relevantes.

Qual a importância da otimização de estoque?

A otimização de estoque se justifica pela minimização de custos que ela gera imediatamente e no longo prazo.

Assim, evita-se o indesejável excesso de inventário, um dos oito desperdícios Lean.

São reduzidos os custos associados ao armazenamento, como aluguel de espaço, segurança e manuseio, além de prevenir custos de obsolescência ao garantir que produtos não percam a validade.

Sem contar que a otimização de estoque melhora a eficiência operacional, garantindo que os produtos certos estejam disponíveis no momento certo. 

Dessa forma, minimizam-se também os atrasos na produção, prevenindo a falta de produtos ao aumentar o espaço de armazenamento.

Principais métodos de controle de estoque

O estoque do mercadinho da esquina certamente demanda soluções menos complexas do que os gigantescos galpões da Amazon ou da eBay.

Ou seja, para cada tipo de negócio, haverá um estoque com necessidades peculiares.

Não por acaso, existem diversos métodos de controle de estoque conhecidos, cada um aplicável a um contexto distinto.

Conheça alguns deles a seguir e veja qual se encaixa melhor à sua realidade.

Inventário periódico

Todo estoque, por menor que seja, demanda algum tipo de controle de inventário.

Um dos métodos usados para isso é o de inventário periódico.

Por meio dele, o estoque é verificado em intervalos específicos e os registros de entrada e saída são atualizados de acordo com essas verificações periódicas.

É uma abordagem mais manual e geralmente utilizada por empresas com estoques menos complexos.

Inventário perpétuo

Por outro lado, existem empresas que trabalham com um giro de produtos bastante elevado, o que leva seus estoques a serem constantemente movimentados.

Para esses casos, o método de inventário perpétuo é indicado.

Ao contrário do método periódico, o inventário perpétuo mantém registros em tempo real de todas as transações de estoque.

Cada compra ou venda é registrada imediatamente, o que dá uma visão constante e precisa dos níveis de estoque, evitando a falta de produtos nos pontos de venda e o encalhe.

Just in Time (JIT)

Um dos pilares da Casa Lean é o conceito de produção por demanda conhecido como Just in Time (JIT).

As empresas que pautam sua produção dessa forma focam em produzir apenas na exata medida que os seus mercados venham a demandar.

Por isso, o JIT é uma abordagem que ajuda a minimizar os níveis de estoque, ao receber mercadorias apenas quando são necessárias para a produção ou vendas.

Isso reduz os custos associados ao armazenamento excessivo, agilizando também o escoamento da produção.

Aprenda ainda mais sobre Just in Time, neste material gratuito para download desenvolvido pelo time de especialistas da EDTI.

Reposição Contínua (ROP – Reorder Point)

Pelo método ROP, define-se um ponto de reposição mínimo no qual novos produtos são pedidos para evitar a falta de estoque.

Esse método leva em consideração o lead time e a demanda média para determinar quando fazer um novo pedido.

De certa forma, é uma maneira de colocar o conceito JIT em prática, embora o foco não seja exatamente esse.

LIFO (Last In, First Out) e FIFO (First In, First Out)

O fluxo de produtos em estoque depende diretamente do “ritmo” de saída dos produtos nos pontos de venda.

Levando isso em consideração, há métodos de avaliação de estoque que determinam a ordem em que os produtos são vendidos ou utilizados, como o LIFO e o FIFO.

O LIFO estabelece que os últimos itens adicionados são os primeiros a serem retirados, enquanto o FIFO assume que os primeiros itens a entrar são os primeiros a sair.

Como fazer a otimização de estoque?

A verdade é que, se não houver gestão, todo estoque pode se tornar um pesadelo administrativo e financeiro.

Para que isso não aconteça, é preciso manter uma postura atenta e vigilante, no sentido de evitar os problemas típicos desse setor crítico.

Confira na sequência como fazer isso.

1. Análise de demanda

O JIT e outros métodos de produção baseados em Lean só podem ser colocados em prática quando se conhece a demanda.

Para isso, é preciso realizar uma análise aprofundada da demanda histórica e futura dos produtos em estoque.

A gestão deve considerar fatores locais, tendências do mercado e variações sazonais para entender as necessidades de estoque ao longo do tempo.

2. Classificação ABC

Assim como não existem dois estoques iguais, dentro de cada estoque há produtos que têm mais saída que outros.

Uma maneira de otimizar o estoque é identificar esses produtos conforme a saída que cada um deles apresenta.

Para isso serve a classificação ABC, ferramenta usada para categorizar os itens de estoque com base em seu valor, identificando os itens de alta prioridade (Categoria A) que exigem maior controle e atenção, em comparação com os itens de menor importância (Categorias B e C).

3. Implementação de Just in Time (JIT)

A implementação do método Just in Time (JIT) é fundamental para minimizar os níveis de estoque e receber mercadorias apenas quando necessário.

Isso reduz custos associados ao armazenamento excessivo, melhorando a eficiência operacional ao trabalhar para atender a demandas previamente mapeadas.

4. Definição do Ponto de Reposição (ROP)

Nada pior do que receber um pedido e não ter produtos em estoque para atender.

Isso pode ser evitado estabelecendo um Ponto de Reposição (ROP) para cada item de estoque, determinando o nível mínimo no qual novos produtos devem ser solicitados. 

Por manter o equilíbrio entre oferta e demanda, essa é uma ferramenta de otimização ideal para lojistas que atuam no varejo e, principalmente, no atacado.

5. Revisão periódica

Estoque que não é revisado e inventariado acaba se tornando um espaço caótico.

Também abre espaço para todo tipo de desvio e fraude, já que não há um controle preciso do que está armazenado.

Dessa forma, é preciso realizar revisões periódicas do estoque para garantir que os registros estejam alinhados com a quantidade física disponível. 

A partir desse controle, a gestão pode corrigir discrepâncias e ajustar estratégias conforme necessário, além de prevenir o desabastecimento dos pontos de venda.

6. Estratégias de armazenamento

Estratégias como o armazenamento vertical são especialmente úteis em estoques, pois permitem aproveitar ao máximo o espaço disponível.

São soluções indicadas quando o espaço é limitado ou a empresa não pode se dar ao luxo de perder tempo buscando produtos no estoque.

Ajuda também manter um layout organizado para facilitar a localização e manuseio dos produtos.

7. Treinamento da equipe

A equipe responsável pelo estoque deve atuar com grande coesão, já que o trabalho de um depende do bom trabalho do outro.

É preciso que todos compreendam os procedimentos, ferramentas e metas estabelecidas para garantir a agilidade necessária aos fluxos de estoque.

Isso só pode ser alcançado por meio de treinamentos constantes, seja nas rotinas de picking e packing, seja no uso das ferramentas de controle operacional.

8. Monitoramento contínuo e ajustes

Para que nada saia dos trilhos, é necessário estabelecer um sistema de monitoramento contínuo do desempenho do estoque.

Assim, é possível realizar ajustes conforme necessário, levando em consideração mudanças na demanda, sazonalidade e outras variáveis relevantes.

Para isso, vale apostar na automação, principalmente por meio de um sistema ERP.

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Como o Lean Six Sigma ajuda a otimizar o estoque?

O estoque é um setor tão crítico que toda a metodologia Lean foi desenvolvida de modo a evitar os problemas que lhes são inerentes.

Ela destaca a importância da padronização de processos, reduzindo variações a fim de dar mais consistência nas operações de gestão de estoque.

Por exemplo, ao analisar o valor percebido pelo cliente, é possível priorizar itens de alto valor, direcionando as operações para agilizar a distribuição de itens mais valorizados.

Assim, é reduzido o lead time, que, como vimos, consiste no tempo entre a identificação da necessidade e a disponibilidade do produto no estoque.

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