O que é ciclo PDCA e como aplicar corretamente?

Gerenciar os processos na empresa é uma tarefa desafiadora. São muitas atividades para coordenar e procedimentos para planejar, analisar e colocar em prática. O trabalho traz, ainda, muitos imprevistos e, às vezes, é difícil alinhar os procedimentos com os objetivos preestabelecidos.

Para lidar com esse tipo de dificuldade, você pode aplicar metodologias de gestão em sua corporação. O ciclo PDCA é um método que tem se destacado no mercado por permitir uma boa organização das demandas por meio de um sistema de divisão em etapas — este inclui planejamento, revisões e práticas em repetições contínuas.

Quer aprender o que é ciclo PDCA e otimizar os processos na empresa? Confira nosso post e saiba mais sobre o tema!

O que é ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma adaptação do ciclo de Deming realiza pelos Japoneses na década de 1950. Ele é uma metodologia de gestão baseada em quatro passos básicos, indicados pela sigla em inglês: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir).

Cada etapa conta com um conjunto de procedimentos diferentes, com o objetivo central de promover a melhoria contínua. É importante frisar que o ciclo PDCA deve ser aplicado de forma ininterrupta para garantir melhores resultados no empreendimento.

Ele é iterativo e se repete várias vezes, incluindo a cada vez o que já foi produzido anteriormente. Nenhuma fase pode ser saltada, pois isso provocaria um curto circuito em todo o processo.

O ciclo PDCA ganhou muito espaço no mercado pelo seu alto potencial de organização dos procedimentos. Ele segmenta o trabalho em etapas, de forma que os erros e acertos sejam visualizados com clareza.

Muitos adeptos do Seis Sigma utilizam o ciclo PDCA como um roteiro alternativo ao DMAIC em seus projetos de melhoria.

Quais as vantagens do ciclo PDCA para o empreendimento?

O ciclo PDCA é uma metodologia estratégica que permite a você coordenar os processos do empreendimento com mais qualidade. Sua equipe poderá se organizar melhor em suas atividades, pois cada fase do procedimento é bem demarcada, tendo finalidades específicas.

Isso otimiza o trabalho e contribui para que o time tenha um desempenho melhor em suas tarefas. Essa organização que o ciclo PDCA proporciona favorece a tomada de decisão, pois você passa a ter acesso a uma ampla visão do projeto.

As etapas indicam bem os pontos positivos e negativos, trazendo juntamente a aplicação de medidas corretivas e preventivas. Dessa maneira, você tem um conhecimento amplo das demandas, o que permite a realização de escolhas bastante conscientes.

Outra grande vantagem dessa metodologia de gestão é que ela favorece o alcance de metas. O trabalho é fragmentado em etapas para que você possa coordenar as ações para conseguir cumprir com os seus objetivos.

O ciclo PDCA é altamente organizado e permite a identificação e a correção das lacunas de forma facilitada. Com essa visão, você consegue enfrentar melhor os obstáculos para alcançar os alvos predefinidos.

Como aplicar o ciclo PDCA na sua rotina de trabalho?

Para aplicar o ciclo PDCA na rotina da corporação, é fundamental que se conheça bem cada etapa do processo. Uma boa maneira de ganhar habilidade na aplicação de um método para a melhoria da qualidade é fazer um curso de Green Belt.

Nele, aprende-se a organizar e liderar projetos de melhoria utilizando o ciclo PDCA e outras ferramentas da qualidade. A seguir, mostramos como colocar o ciclo PDCA em ação. Acompanhe!

Planejar

O planejamento envolve uma análise para a identificação dos problemas principais, a partir da observação de possíveis causas e fatores que possam contribuir para o aparecimento de dificuldades. É importante que a equipe se questionar repetidas vezes sobre as motivações dos entraves: a cada resposta haverá uma compreensão mais aprimorada.

Por meio dessa avaliação, podem-se definir os objetivos a serem alcançados com o trabalho. A partir disso, é possível definir as metodologias que devem ser aplicadas para concretizá-los. É essencial considerar a cultura, os valores e a missão da empresa para moldar estratégias alinhadas com a organização.

Fazer

É a etapa de colocação do planejamento em prática. Esse procedimento deve ser feito de forma muito alinhada com o que foi preestabelecido para evitar comprometer o processo.

Nessa fase é importante fazer treinamentos com os colaboradores antes de colocar a metodologia em ação, bem como realizar as tarefas e coletar informações com medidas dos resultados para a avaliação que será feita na etapa seguinte.

Verificar

O momento da avaliação é aquele no qual se notam os pontos fortes e fracos do trabalho, dando ênfase na correção de falhas e brechas. Devem-se avaliar os efeitos registrados na fase anterior e propor medidas para melhorar as ações que podem estar deficitárias.

A verificação acontece em dois momentos. Primeiramente, quando se executa o projeto e deve-se observar se a colocação do planejamento em prática está sendo realizada com a devida qualidade. Depois, na própria fase de verificação: ou seja, deve-se começar com uma verificação da qualidade da execução e depois se concentrar na análise dos resultados obtidos.

Agir

É nesta fase que as ações corretivas devem ser aplicadas. Com todas as evidências coletadas durante a verificação, é possível desenvolver melhorias. Ou seja, aplica-se novas estratégias, com base nas reflexões suscitadas na fase de verificação.

As partes do processo que já estão apresentando a qualidade desejada devem ser mantidas, ao passo que as inconformidades devem ser corrigidas e, de preferência, prevenidas. A partir desse momento, o ciclo se refaz.

Ou seja, volta-se para a fase de planejamento para levantar problemas (e métodos para solucioná-los), a partir do que foi realizado no primeiro ciclo. Dessa maneira, conseguem-se promover melhorias contínuas no empreendimento.

Em resumo, o ciclo PDCA é uma metodologia de gestão que segmenta o processo em fases e implica a aplicação de medidas corretivas a partir das reflexões feitas durante a fase de verificação. Em seguida, o ciclo deve ser repetido continuamente, sem ignorar nenhuma fase, para garantir que as atividades prossigam da melhor forma possível.

Além de favorecer as tomadas de decisão, o ciclo PDCA permite conseguir mais efetividade e alcançar as metas preestabelecidas.

Quer ver um exemplo prático?

A proposta do ciclo PDCA é garantir a melhoria contínua, ou seja, um processo de aperfeiçoamento sem fim. Para que isso aconteça, porém, é importante a efetividade de todas as ações de um negócio, da sua fase mais inicial à mais avançada.

Imagine, por exemplo, que seja preciso fazer um plano orçamentário detalhado para a empresa.  Antes de tudo, é necessário pesquisar, traçar metas, identificar novas soluções estratégias para corrigir problemas já diagnosticados e explora várias possibilidades que garantem a eficácia da implantação do projeto.

Já em uma fase posterior, é preciso fazer o levantar dados, cruzar informações, fazer treinamentos e criar formas um pouco mais concretas para sair do plano da idealização e partir para a prática. Em seguida, com o know-how de informações adquirido verificam-se mais uma vez os pontos que realmente apresentam eficiência e aqueles que merecem novas formas de estudo.

Até aqui parece que tudo está indo bem, não é mesmo? Por uma série de motivos, entretanto, todo o trabalho feito acaba indo parar dentro da gaveta.

E engavetado, por melhor que seja a ideia, ele não vai dar continuidade ao desenvolvimento necessário para o progresso da companhia. Sem a ação de correção das falhas e a implementação dos contextos positivos analisados não é possível seguir em frente nem otimizar totalmente o ciclo.

Isso é válido para um plano orçamentário, mas também para o planejamento estratégico, para a área de marketing, o departamento de comunicação ou qualquer outro setor da empresa ou mesmo da sua vida pessoal que esteja em busca de desenvolvimento continuado com foco em dinamismo.

PDCA e PDSA são a mesma coisa?

Por terem nomes semelhantes, muitas pessoas acreditam que o PDCA e o PDSA são a mesma coisa. É preciso compreender, entretanto, que eles são diferentes. Enquanto no PDCA tem-se Plan-Do-Check-Act, o PDSA usa a lógica Plan-Do-Study-Act, ou seja, planejar-fazer-estudar-agir.

O PDCA surgiu primeiro e sua aplicabilidade é vasta, na gestão e na resolução de qualquer tipo de projeto. Já o PDSA foi pensado tendo como foco os eixos do aprendizado e da melhoria de um produto ou processo.

Inicialmente, o propósito era que ele fosse um adicional ao PDCA, útil na elaboração de um novo conhecimento. O método também foi estruturado pelo estatístico W. Edwards Deming e pode ser tido como uma espécie de evolução natural do PDCA.

A principal mudança, portanto, é a saída do “verificar” e a entrada do “estudar”. Pode parecer pouca coisa, mas essa simples alteração evoca um comportamento mais enfático em que se parte do princípio de que é preciso mais do que apenas averiguar a qualidade dos processos: é essencial explorar suas funcionalidades para adquirir outros conhecimentos, tirar alguma nova lição de algo.

Diante disso tudo, você já deve ter notado que contar com um método de gestão como o ciclo PDCA garante mais eficiência e eficácia ao trabalho, pois fica mais fácil organizar bem as tarefas e dedicar tempo para avaliações, correções e para o aperfeiçoamento das ações.

E aí, gostou de conhecer melhor o que é ciclo PDCA? Para ficar por dentro de outros assuntos que podem ajudá-lo na melhoria dos seus negócios, não perca tempo: assine agora mesmo nossa newsletter e receba nossas novidades diretamente no seu e-mail para ficar sempre bem informado sobre os assuntos da área!

Rating: 5.0/5. From 1 vote.
Please wait...
0 respostas

Deixe uma resposta

Quer participar da conversa?
Deixe sua opinião! :)

Deixe uma resposta