O projeto de melhoria é um guia para empresas que querem crescer e evoluir.
Afinal, nos negócios e na vida, ninguém consegue mudar para melhor sem um bom plano.
No caso das empresas, o projeto de melhoria mostra quais são os pontos fracos e quais medidas podem ser tomadas para que eles sejam mitigados ou eliminados.
De quebra, ainda pode funcionar como a porta de entrada para mudar de vez a cultura organizacional, introduzindo a filosofia Kaizen.
Bons motivos não faltam para considerar a implementação de um projeto de melhoria, e alguns deles você vai conhecer lendo este conteúdo até o fim.
O que é projeto de melhoria?
Projeto de melhoria é como um plano cujo objetivo principal é aprimorar um processo, uma técnica ou corrigir uma falha que apareça com frequência.
Na indústria de transformação, serve como base para aumentar a eficiência nas linhas de montagem e reduzir os riscos ocupacionais no chão de fábrica, por exemplo.
Já no setor de serviços, um projeto de melhoria bem estruturado pode gerar ganhos consideráveis em relação ao uso do tempo no atendimento e no próprio relacionamento com o cliente.
Pode ser implementado também no comércio, com destaque para as operações de estoque e na integração entre setores de compras e vendas.
Por que criar um projeto de melhoria?
Raras são as empresas que navegam em um “oceano azul”, sem concorrentes.
Para a maioria, a realidade é quase sempre pautada na competição feroz, com cada uma disputando uma fatia de um mesmo mercado.
Quem não se preocupa em melhorar constantemente acaba sendo superado pelos concorrentes que estão sempre à espreita.
Nas empresas que se abrem para projetos de melhoria, esse risco pode ser minimizado, já que, ao melhorar, colocam-se em uma condição mais difícil de ser igualada.
Pode até não garantir os melhores resultados, mas, pelo menos, deixa a marca em uma condição menos vulnerável perante seus competidores.
Assim, um projeto de melhoria pode ser a melhor solução para ter resultados superiores e para criar uma cultura de aperfeiçoamento e de encantamento.
Exemplos de projetos de melhorias para empresas
Uma empresa não é formada apenas pelo seu negócio principal.
Para que consiga conduzir suas atividades e cumprir sua missão, é preciso estruturar toda uma retaguarda, ou back office, como são conhecidas as atividades de apoio.
Com tantas pessoas e setores atuando em sinergia, a melhoria acaba se tornando uma necessidade, até porque o mercado está sempre em movimento.
Partindo dessa realidade, os projetos de melhoria podem ser do tipo:
- Inovador: em que a empresa busca aumentar sua capacidade de inovar, lançando novos produtos no mercado
- Motivador: com foco no engajamento dos colaboradores e redução do turnover
- Gestão: projetos voltados para aprimorar o controle sobre aspectos estratégicos como pessoas, finanças ou fiscal-tributário
- Atendimento: a empresa pode ainda buscar melhorar a forma como atende e se relaciona com seus clientes e stakeholders
- Comunicação: pode também melhorar seus processos comunicacionais, tanto internos quanto externos.
Como criar um projeto de melhoria?
Melhorar é um processo, em que se faz necessário um planejamento para sair de um ponto A para um ponto B.
O importante é ser metódico desde o início, como preconizam as mais consagradas metodologias de gestão, como Lean Manufacturing e Lean Six Sigma.
Nelas, os conceitos Kaizen estão sempre presentes, orientando quanto ao que fazer para que empresas e suas atividades possam constantemente serem aprimoradas.
Não existe receita de bolo, mas vamos traçar 4 passos comuns que podem ser seguidos, adaptados e ainda mais detalhados para levar adiante um projeto de melhoria.
Veja na sequência.
1. Reconhecimento de uma oportunidade
Dificuldades ou problemas podem ser, se bem aproveitadas, oportunidades de crescimento.
Essa é a premissa que deve pautar um projeto de melhoria, no qual a evolução nasce da identificação de uma dor.
Em uma indústria, por exemplo, pode ser identificada a necessidade de acelerar o ritmo em suas linhas de montagem para atender a uma demanda crescente.
Em uma prestadora de serviços, é possível que seus gestores reconheçam que é hora de mudar a abordagem junto aos clientes ou mesmo a maneira como o serviço é prestado.
A verdade é que, se analisarmos com critério e de forma minuciosa, sempre vamos encontrar alguma oportunidade de melhoria.
2. Estabelecimento de metas
Se uma indústria precisa produzir mais rápido, seus líderes vão precisar estipular o quão rápida será essa produção conforme suas capacidades e limitações.
De nada adiantará detectar essa necessidade se, depois disso, não se sabe o que fazer e como fazer.
Para que isso não aconteça, é preciso estabelecer metas que sejam compatíveis com a realidade em que o negócio se encontra.
Como sempre destacamos em nossos conteúdos, a melhor ferramenta para isso é a matriz SMART.
Pode-se usar ainda outras soluções que vão ajudar a determinar metas com maior precisão, como as 5 Forças de Porter ou o modelo 5W2H, além da matriz SWOT.
3. Coleta de dados
Agora que a gestão sabe aonde quer chegar e como fazer isso, precisará se cercar de informações que ajudem a traçar a melhor estratégia para o seu projeto de melhoria.
Seria o caso de uma empresa que fabrica laticínios em busca do melhor sabor para um produto.
Com essa meta, os líderes desse projeto vão precisar lançar pesquisas de mercado, a fim de conhecer os hábitos e preferências de seus clientes.
Esses clientes, por sua vez, podem estar divididos em diferentes faixas etárias, de renda e regiões.
Assim, as pesquisas provavelmente vão mostrar uma realidade heterogênea, que vai demandar diferentes respostas para diferentes nichos.
Essa é uma etapa em que os métodos estatísticos são imprescindíveis, a fim de detectar padrões de comportamento ou mesmo tendências.
4. Definição de KPIs
Os projetos de melhoria servem para atingir metas, o que não quer dizer que eles não possam ter seus próprios indicadores de performance.
Um planejamento bem feito nesse aspecto vai determinar, invariavelmente, metas menores dentro de metas maiores dentro do projeto.
Para cada uma delas, as lideranças poderão determinar Indicadores Chave de Performance (KPI) que vão ajudar a medir o quão perto de atingir as metas o projeto está.
Voltando ao exemplo da indústria de laticínios, um desses KPIs pode ser o nível de acidez do suposto produto, digamos.
De qualquer forma, cabe destacar que a escolha dos indicadores deve ser bastante criteriosa, de modo que sinalize o rumo certo a ser tomado.
Projetos de melhoria na metodologia Lean Six Sigma
Metodologias como Lean Six Sigma têm na melhoria constante uma de suas bases.
Tanto que, no modelo da Casa Lean, a melhoria contínua está no alicerce, junto à padronização e o nivelamento da produção.
Portanto, quem quer implementar de fato um projeto de melhoria vai precisar conhecer as técnicas usadas pelos profissionais que trabalham com esse método.
A Escola EDTI é a sua melhor opção para adquirir a formação indispensável e com certificação reconhecida pela The Council for Six Sigma Certification (CSSC).
Em nossos cursos, você aprende a dominar as ferramentas que os melhores especialistas usam para elevar a performance das empresas em que atuam.
Conclusão
Sua empresa está precisando de um “empurrão” para vender mais ou alcançar resultados melhores?
Pode ser que esteja na hora de implementar um projeto de melhoria.
Para isso, é preciso ter uma qualificação sólida, que você pode conquistar nos cursos presenciais Green Belt e Black Belt da EDTI.